7. ASPECTOS ÉTICOS EN LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS

El patrimonio documental se integra a partir de recursos de la memoria colectiva, esto es, son documentos que forman parte de archivos, bibliotecas, cinetecas, videotecas, fonotecas, pinacotecas, fototecas, programotecas, museos y otros repositorios particulares o institucionales, a los cuales se les atribuyen, o se identifican en ellos valores que se consideran importantes para su patrimonialización.

En los repositorios, se tienen los documentos con alguna idea de mantenimiento o permanencia, que puede consistir en sólo estar-allí hasta estar-allí-conservándose-de-modo-organizado. Entre estas dos formas de estar puede haber otras: por ejemplo, estar-allí-conservándose (de varias formas posibles) o estar-allí-de-modo-organizado (de varias maneras posibles).

Por ello, observamos que estar-allí es un estado básico de los documentos que integran cualquier repositorio, al que se le pueden agregar procesos que transformen ese estado en alguna forma de desarrollo que conduzca a la conservación u organización de esos documentos. En consecuencia, estar-allí debe poder asegurarse para que exista el repositorio con todos sus componentes.

Con este antecedente, es de esperar que quienes tienen alguna responsabilidad con un repositorio se deben encargar del aseguramiento de su permanencia o mantenimiento como condición primera y necesaria de cualquier tipo de gestión: sea para conservar o para organizar los documentos.

Además, cuando el repositorio tiene vocación de servicio sólo puede ofrecer y brindar ese servicio si cuenta con el aseguramiento de la permanencia o mantenimiento de los documentos con su organización y conservación.

Empero, es de notar que hay multitud de casos en la historia de nuestro país que son ejemplo de conductas de los responsables que faltan a la legalidad y la moral cuando se trata de asegurar la permanencia o mantenimiento de los documentos. Tenemos así un ejemplo reciente en el Archivo General del Registro Civil de la ciudad de Durango, donde personal investigado por alterar los libros, a propósito o debido a errores, resultando en la invención o modificación de identidades, en la madrugada del 2 de julio actuó dolosamente con la intención de incendiar este repositorio y borrar cualquier evidencia incriminatoria.

Mirando al pasado, encontramos que en su Historia de México (México: V. Agüeros, 1885), Lucas Alamán apuntó que para 1830 un empleado infiel del gobierno había vendido el Acta de independencia del Imperio Mexicano a un extranjero, y que entre ese año y 1832 se había localizado el ejemplar robado en Francia.

El siguiente gráfico muestra conductas indebidas o ilícitas que se han podido observar en los recursos humanos a través de la trayectoria de distintos tipos de repositorios:

Gráfica1. Problemas éticos en la gestión de documentos.

Tanto en los funcionarios de la organización de adscripción como en los operarios del repositorio, ocupa el primer lugar la ignorancia, seguida de la incapacidad y la irresponsabilidad, notando que este trío de propiedades de esos sujetos puede manifestarse con distintas gradaciones cuando muestran una conducta inapropiada, como por ejemplo regalar los libros nuevos que recién llegaron a la biblioteca pública, o utilizar documentos de un archivo histórico para hacer relleno de zapatas de cimentación, o tirar a la basura las obras más antiguas para liberar espacio.

De estos tres, pueden resultar otros problemas: abandono, malas decisiones, fallos de planeación o de procedimientos, varias formas de saqueo, robo o desaparición, comercio, mentiras, ocultamiento, amenazas, y hasta impunidad.

Corresponde un sitio especial a la corrupción, sobre todo cuando se expresa en decisiones que ponen en gran riesgo los repositorios por su instalación en sitios inadecuados, como sótanos, edificios con fallas estructurales, o lugares infestados con plagas. No obstante, la corrupción se detecta con más facilidad cuando se hacen negocios con los documentos, por ejemplo, cuando se hace un uso patrimonial que afecta el acceso, o si se imponen costos excesivos a la reprografía.

En el año 2005, siendo director del Archivo General de la Nación el escritor Jorge Ruiz Dueñas, se hizo pública la noticia de los robos de libros y documentos del archivo que realizaban, desde 1982, miembros del personal, presumiblemente como consecuencia del poco reconocimiento social de su oficio y por el bajo salario que percibían. La historiadora Patricia Galeana coincidió con Dueñas y agregó que en el tráfico de libros y documentos históricos hurtados estaban involucrados, además de los empleados, los investigadores. Sin embargo, estos robos no se denunciaron a la Procuraduría General de la República por carecer de datos precisos para levantar una denuncia o poner en marcha un operativo.

Esta misma inacción ocurre en la Universidad Nacional Autónoma de México, en donde el Abogado General declaró, en ese mismo año 2005, que los responsables de los recintos del Sistema Bibliotecario de esa universidad dan aproximadamente 100 dictámenes de solicitud de baja de los acervos al año, sin aclarar el motivo de esas bajas, que pueden ser por robos, mutilaciones, descartes u otra razón.

Dos categorías de saqueo que debemos notar son las siguientes:

• Saqueo institucionalizado, que consiste en que una autoridad de la propia organización de adscripción o de alguna otra se presenta a un repositorio afirmando que está facultada para llevarse alguna(s) obra(s), a veces sin cortapisas y con la promesa de que luego las devolverá. También corresponde a esta categoría el permiso de los funcionarios para que el personal operativo emprenda el saqueo del repositorio. Hay ejemplos de este proceder en el Instituto Nacional de Antropología e Historia, el Congreso de la Unión, la Secretaría de Educación Pública, la Delegación Iztapalapa de la ciudad de México, el Gobierno del Estado de México y recientemente el Gobierno de Oaxaca.
• Robo hormiga, que es practicado por los empleados operativos sustrayendo uno o algunos documentos cada vez, en ocasiones para atender un pedido expreso de un investigador,  coleccionista o persona interesada. También entra en esta categoría la mutilación parcial de alguna obra por parte de los empleados para atender el mismo fin. Se ha detectado robo hormiga en la Biblioteca Nacional, la Sociedad Mexicana de Geografía y Estadística, el Archivo General de la Nación, la Biblioteca Miguel Lerdo de Tejada, los archivos judiciales y las bibliotecas públicas.

Lo que impone un mayor riesgo es la falta de políticas públicas y sus instrumentos, como leyes y normas, para proteger la memoria colectiva y el patrimonio documental, incluso en aquellas instituciones en donde hay oficinas dedicadas a cuidar el patrimonio institucional, pero que generalmente soslayan y dejan en la indefensión los documentos, por considerarlos cosa aparte.

Si se trabajaran esas políticas públicas para atender estos problemas con los sujetos que tienen responsabilidad de los repositorios, se tendrán que definir instrumentos para establecer sus perfiles, conducta ética, procedimientos y formas de supervisión y control. En este sentido, no es posible seguir suponiendo que el responsable queda exonerado de culpa, pues esto puede asegurar la impunidad. Sólo documentando lo que debe ser, gestionando los recursos humanos de los repositorios, y vigilando y sancionando el quehacer de todos los involucrados se podrá cambiar esta situación y garantizar el estar-allí de los documentos.

6. LA IMPORTANCIA DEL INVENTARIO

El inventario es un documento que enlista de manera ordenada, por número consecutivo y/o dato cronológico, las descripciones de cada una de las unidades que integran un conjunto, las cuales pueden ser piezas o agrupaciones. Cuando este conjunto es un repositorio documental, se encuentra integrado con documentos y/o grupos documentales.

Generalmente, el inventario se realiza con una finalidad de atender una o más necesidades:

• De control de entrada, permanencia y salida en un espacio de almacenamiento; 
• Para indicar el estado de conservación o las reparaciones / restauraciones realizadas; 
• Para conocer los movimientos de salida y retorno de las unidades registradas; o
• Para dar razón y cuenta de otros procesos que se realizan con lo que se tiene inventariado.

Las organizaciones se auditan a partir de sus inventarios, y la sola presencia del documento inventario es prueba del valor e importancia que tiene para la organización el conjunto de objetos que posee. En este sentido, en el inventario se documentan los objetos como unidades, y de esta manera queda prueba de su existencia.

Asimismo, el inventario establece un orden en el conjunto que representa, y en ocasiones se le utiliza para el diagnóstico, la planeación, o para la consulta en la búsqueda de los documentos. 

Un muy importante elemento del inventario es el identificador de cada unidad, que comúnmente se llama "clave de inventario", el cual puede constar de una nomenclatura institucional seguida de un número consecutivo, o ser más elaborada con indicaciones de pertenencia, ubicación, tipo de soporte o formato, fecha de ingreso y otros datos. En ocasiones, este identificador tiene una doble función, pues además de servir para el control se utiliza como clave topográfica para la localización de cada unidad.

Una clave de inventario se refiere a una unidad que existe dentro del espacio de almacenamiento, además de que se le asocia a la descripción de esa unidad y a los datos de los procesos que se le han aplicado.

Tenemos además que el repositorio documental requiere del inventario para evidenciar su existencia en sus rasgos sustantivos: procedencia, tamaño, conformación, naturaleza, orientación, estado físico, etc. De esta manera, a través del inventario se puede conocer la forma, el valor, la singularidad y la importancia del repositorio documental.

No obstante, abundan las historias de fallas en la elaboración de los inventarios en la administración pública, lo cual probablemente llevó al director general del Centro de investigación y Docencia Económicas (CIDE) a declarar, en un seminario realizado en 2015, que en los repositorios se han "limitado al llenado de unos formatos y su respectiva presentación... [olvidando que] lo más importante... [es] la calidad de la información que se presenta".  En consecuencia, la información de los inventarios es pobre o inexistente.

Fig. 1. Problemas de los repositorios (memoria colectiva), según López Ayllón (2015).

Al respecto, en la Figura 1 se muestra una semblanza de los acervos que conforman la memoria colectiva en nuestro país, así como el problema de la calidad de la información y otros cuatro problemas que enfrentan los repositorios, según el director general del CIDE.
Es muy urgente asegurar que los repositorios tengan inventarios, trátese de archivos, bibliotecas, museos, fototecas, cinetecas, videotecas, fonotecas, diapositecas, programotecas, gliptotecas, pinacotecas, gabinetes de colección, centros de documentación, o de otro tipo, como las bodegas de / con documentos, los archivos muertos y demás.

De no inventariar, se estará en situación de enfrentar varios riesgos, principalmente el de pérdida por sustracción o robo, por negligencia o corrupción, por exposición a plagas o infestación de microorganismos, o por cualquier otra causa de esas que abundan cuando se tienen cosas en estado de abandono.

Cuando los documentos están en poder de organizaciones públicas, es aún más delicado que no se tengan inventarios, como sucede en México, donde el saqueo documental ha sido motivo para estudios históricos, denuncias, canciones, cine, melodramas, y ya es parte de la cultura nacional, por lo que difícilmente se podrá hacer algo para erradicarlo y revertir la triste situación de muchos repositorios documentales, que sólo sirven para que los ordeñen los funcionarios que deberían ser sus guardianes.

Son tantos los casos de sustracción de los que no se cuenta con pruebas por falta de inventarios, así como de pérdidas que se han atendido con tantos errores, que este sitio sería un gran muro de lamentaciones si mostráramos la gran cantidad de casos referidos en diversos medios, y que exhiben la grave situación general que se vive en México. Por ello, la única vía para frenar esta lamentable situación es haciendo inventarios, lo cual es algo que siempre deberemos fomentar.

5. EL EXPEDIENTE COMO PATRIMONIO DOCUMENTAL

Según la norma internacional general de descripción archivística ISAD(G), el tipo documental "expediente" corresponde a una unidad organizada de documentos agrupados juntos para su uso en la gestión del productor o en el proceso de organización archivística, debido a que se relacionan con un mismo asunto, actividad o trámite. Un expediente es, habitualmente, la unidad básica de una serie documental.

Notamos en esta definición, al respecto del expediente:

1. que es la unidad básica de una serie documental;
2. que esa unidad está organizada y consta de documentos agrupados juntos;
3. que esa unidad organizada se usa en la gestión del productor o en el proceso de organización archivística; y
4. que esos documentos agrupados juntos se relacionan con un mismo asunto, actividad o trámite.

El conjunto de documentos así reunidos se puede tener en una guarda, como un fólder, carpeta, cartapacio, o sobre, y/o en un contenedor como un portafolio o caja.

En el archivo, todos los expedientes se ordenan en series documentales. 

Además, en el interior del expediente los documentos pueden estar ordenados de diferentes maneras: por materias, por fechas, por tipo de comunicación, afabéticamente, o por otro criterio.

Este tipo documental es mencionado en la Ley general de bienes nacionales como un bien nacional sujeto al régimen de dominio público, que puede encontrarse en las oficinas como un bien mueble de la Federación que por su naturaleza no es sustituible. En esta misma ley se prescribe que los expedientes deben inventariarse y que son transferibles.

Memorándum de Carlos Chávez a
Nelson Rockefeller, 1937.
AGN, Fondo Carlos Chavez, caja 10, vol. IV, Exp. 105

El tipo documental expediente puede ser declarado monumento histórico conforme la Ley federal sobre monumentos y zonas arqueológicos, artísticos e históricos, siempre y cuando pertenezca o haya pertenecido a las oficinas y archivos de la Federación, de los estados o de los municipios, y de las casas curiales.

En la Ley federal de archivos, no se presenta de manera explícita este tipo documental, aunque se hace mención a los documentos de archivo u originales que por su naturaleza no sean fácilmente sustituibles y que den cuenta de la evolución del Estado y de las personas e instituciones que han contribuido en su desarrollo. En este sentido, hay sobradas coincidencias con la definición de la norma ISAD(G).

Encontramos también que esta ley contempla el caso de los documentos de archivo cuyo valor testimonial, de evidencia o informativo les confiere interés público, les asigna la condición de bienes culturales y les da pertenencia en la memoria colectiva del país. 

De esta manera, el expediente puede tener dos funciones:

• dar cuenta de la evolución del Estado, y de las personas e instituciones que han contribuido en su desarrollo; y
• expresar un valor testimonial, de evidencia o informativo con interés público y pertenencia en la memoria colectiva del país.

Esto es importante porque, dado el caso, la Ley federal de archivos contempla la posibilidad de hacer la declaratoria de este tipo documental como patrimonio documental de la Nación. Además, en esta ley se especifican mejor los inventarios que deben hacerse para este tipo documental, los permisos que se deben tramitar para sacarlos del país, así como el derecho del tanto que tiene el Archivo General de la Nación en los casos de enajenación por venta de un acervo o documento declarado patrimonio documental de la Nación.

Tenemos entonces que los expedientes de las oficinas de la administración gubernamental para los tres poderes ejecutivo, legislativo y judicial,  y en los tres órdenes federal, estatal y municipal, son bienes nacionales. Además, algunos de estos bienes pueden ser declarados monumentos históricos o patrimonio documental de la Nación, y para que esto ocurra deben seguirse los procedimientos que enuncian las leyes respectivas y sus reglamentos, así como los trámites propios de las instituciones que están a cargo de hacer las declaratorias correspondientes.
Por otra parte, para el caso de este tipo documental también se puede buscar su registro en el Programa Memoria del Mundo de la UNESCO, con lo cual se le elevaría a la calidad de un bien imprescindible para el desarrollo de toda la humanidad.

De esta manera, observamos que existen elementos en México para contemplar el expediente como patrimonio documental, siempre que conozcamos los instrumentos legales y normativos que aplican, además de que tengamos la voluntad de velar por nuestro patrimonio.

4. RIESGOS DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

El tratamiento de la sustentabilidad del patrimonio documental pasa por el reconocimiento de los riesgos que enfrentan los documentos y sus repositorios. Al respecto, en la historia de la humanidad hallamos múltiples ejemplos de pérdidas por destrucción o daños infligidos a piezas documentales, a veces como efecto de desastres naturales, o por acción de individuos que actúan con sustento en creencias ideológicas, o con justificaciones que sirven para mantener las fronteras de la ignorancia y la ingenuidad en las comunidades o en grupos determinados.

Pero hay otras causas para que estos incidentes ocurran. Así, una de las miradas que escudriñan para entender por qué se abandonan los documentos que heredamos del pasado es la de Juana Inés Abreu, quien en el año 2001 expresó que "los incendios, mutilaciones e inundaciones no son los únicos enemigos de los fondos contenidos en las bibliotecas, pues continuamente se tiene que luchar contra la ignorancia, la avaricia, la barbarie y la indiferencia para proteger los acervos que constituyen el patrimonio bibliográfico de nuestro país".

Tenemos así que en las últimas dos décadas se ha incrementado la vulnerabilidad del patrimonio documental que posee el gobierno mexicano como consecuencia directa de los recortes presupuestales y los adelgazamientos de las plantillas de recursos humanos. Entre los casos que se llegan a conocer, encontramos que en 1999 se levantó formal denuncia por el robo de documentos históricos en varios archivos del Gobierno del Estado de México. Sin embargo, en marzo del siguiente año el denunciante declaró a la prensa que había recibido amenazas de la administración estatal, además de que lo acosaba el ministerio público para que desistiera su monitoreo de la denuncia. Desconocemos si alguna vez se encontraron esos documentos.

Esta situación no sólo ocurre con documentos históricos, pues en el año 2001 regidores interinos de Ciudad Juárez, Chihuahua, reclamaron públicamente que los regidores de la anterior administración municipal se llevaron los archivos de sus distintas comisiones, por lo que dejaron la instancia gubernamental sin ninguna información para dar seguimiento a los casos de interés de la comunidad. Esta misma situación ha ocurrido innumerables veces en México, siendo uno de los casos más sonados el saqueo de archivos de papel y electrónicos que perpetró la administración de Óscar Espinosa Villarreal cuando dejó la última regencia del Distrito Federal en 1997.

Otro caso ocurrió en el año 2005, cuando la periodista Julieta Riveroll comentó que las librerías de viejo de la ciudad de México tenían en venta libros con sellos y papeletas de préstamo de bibliotecas públicas y bibliotecas universitarias de la UNAM. Al respecto, señalaba  que ni las bibliotecas públicas ni la Universidad Nacional habían presentado alguna vez denuncias penales por robo de libros. Asimismo, que en el caso de la UNAM no se consideraban estas sustracciones como delictivas para su presentación en el Tribunal Universitario.

Más recientemente, en el año 2015 Claudia Sánchez, de la Coordinación Nacional de Conservación del Patrimonio Cultural del INAH, calificó de "patrimonio en riesgo" a los archivos fotográficos del país. Señaló que esto se debe en parte a que las fotografías no están contempladas, o no se les indica con claridad en la legislación vigente para el cuidado del patrimonio documental. Esta preocupación tiene un ejemplo ese mismo año con el libro Mexican crime photographs from the archive o Stefan Ruiz, realizado por el artista Ruiz con fotografías robadas en los archivos policiales mexicanos, las cuales encontró a la venta en una caja de fotografías que halló en un mercado; a esto siguió el aprovisionamiento del vendedor, quien le siguió llevando fotografías durante el siguiente semestre.

Si todo fueran sólo robos de documentos y saqueos en los repositorios, se tendría que el problema principal sería la inseguridad, pero no es así. Esto lo podemos notar en la siguiente gráfica de riesgos del patrimonio documental.

Gráfica 1. Riesgos del patrimonio documental

La agrupación de las situaciones de riesgo es acorde a la segunda gráfica de nuestra anterior entrega. Es de notar que la preservación del patrimonio tiene el mayor número de casos conocidos, y ello puede deberse a la carencia de legislación y normativas actualizadas y claras para referirse a este particular. Asimismo, porque en materia de preservación es donde se pueden detectar mayores situaciones que se presentan con motivo o por omisión de los implicados.

Es de llamar la atención la gran cantidad de casos de repositorios documentales que hay en México que no cuentan con un control físico en sus dos herramientas básicas: inventario y número de inventario. En algunos casos, como en el Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura, esta situación es de gran peligro y de llamar la atención principalmente en sus escuelas y centros de investigación, donde desde hace mucho se ejecuta un saqueo hormiga por parte de la burocracia sin que nadie pretenda evitarlo, pues todo queda en familia.

Recientemente, los procesos de digitalización en las organizaciones se han convertido en un riesgo potencial para la permanencia de los originales, como es el caso del Archivo de Concentración del Poder Judicial del Estado de Michoacán, en donde se están digitalizando los expendientes, y no ha faltado algún funcionario que pretenda que se destruyan los originales que hayan recibido este proceso.

El mercadeo ha sido un gran problema para los repositorios mexicanos, pues la falta de experiencia y pericia de quienes están a cargo de su ejecución ha llevado a que se olviden documentos originales en las imprentas, se digitalicen volúmenes sin el debido cuidado, o se dé mucha notoriedad a los documentos sin instalar las medidas de seguridad que impidan su robo.

Tenemos entonces que la sustentabilidad del patrimonio documental en México sólo se podrá realizar en aquellos casos en que se emprendan procesos para evitar los riesgos. Esto es, cualquier medida que se lleve a cabo sin considerar los riesgos potenciales en que se ponen los documentos, estará enfilada a fracasar, y luego a ocultar ese fracaso. Hay subyacente una lógica trágica que impera en los repositorios del patrimonio documental y con los mismos documentos que hay en México, la cual fue explicada por el historiador Luis González hace años, cuando afirmó que a los mexicanos no nos interesa que nos roben nuestro patrimonio, pues tenemos tanta gente creativa en este país, que sigue produciendo, por lo cual siempre habrá mucho más de lo que se puedan llevar los ladrones.

Y es que ante esta lógica, no hay modo de tener un patrimonio documental, por lo que este asunto debe abrirse a la reflexión pública.

3. SUSTENTABILIDAD DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL: CONCEPTOS

Hace 30 años, se viene promoviendo en México que los repositorios documentales se vuelvan organismos sustentables, y en particular se fomenta que lo sean las bibliotecas públicas. Esto es así porque en la ideología capitalista la sustentabilidad se ha planteado como benéfica desde distintas posiciones, siendo una de ellas la que considera que se trata de la capacidad del organismo de satisfacer sus necesidades actuales en una relación equilibrada con el entorno y sus recursos, y sin comprometer o perjudicar las generaciones futuras para que puedan satisfacer las suyas.

Es preciso notar el sentido que cobran desde su ideología fundante las expresiones "satisfacer sus necesidades actuales", "relación equilibrada", "entorno y sus recursos" y "sin comprometer o perjudicar", pues son determinantes de las acciones posibles para lograr la sustentabilidad. De esta manera, ¿cuáles son las necesidades actuales según el capitalismo? ¿Las necesidades de información son sólo carencia de documentos e información que se resuelve mediante el consumo? ¿Qué se entiende por una relación equilibrada cuando en las sociedades existen formas de discriminación? ¿Cómo se determina el entorno y sus recursos en los regímenes de propiedad privada? ¿Se entiende que la intervención del entorno debe ser mínima, o renovable, o reversible para no comprometer o perjudicar?

A partir de estas nociones, la sustentabilidad se plantea para los repositorios documentales desde tres trincheras:

• La digitalización, que es vista como el primer paso para preservar el conocimiento y la documentación original con base en la sustitución del soporte y/o formato, con el fin de mantenerlos para las futuras generaciones.
• El financiamiento y el mercadeo, para asegurar que fluyan los recursos necesarios para asegurar la realización de proyectos con los documentos que sean patrimonio.
• La permanencia física de los documentos con valor patrimonial, que puede lograrse a través de la realización de proyectos como los siguientes:

1. Rescate
2. Identificación
3. Evaluación del estado físico-biológico
4. Estabilización para conservación
5. Registro documental
6. Digitalización
7. Almacenado
8. Difusión, con circulación y uso del sustituto digital disponible
9. Gestión documental a partir de políticas

Cuando nos aproximamos al estudio de estos tres enfoques, notamos que no están reñidos, sino que se complementan bastante bien, como puede verse en la siguiente gráfica.

Gráfica 1: Sustentabilidad del patrimonio documental

Vemos que las sociedades contienen universos documentales que les son característicos a partir de sus respectivas culturas. En cada una de esas sociedades, se atienden necesidades sociales, económicas y políticas a través de mecanismos que hacen que fluyan los recursos. Al respecto, existen recursos materiales que identificamos como documentos, los que cuando se patrimonializan son mantenidos en repositorios que tienen denominaciones destacadas. En estos sitios, se les mantiene y aplican diversos tratamientos para garantizar su permanencia física y/o para cambiar de soporte su contenido, considerando para ejecutarlo que existe un esquema de políticas públicas, legislación y normas establecidas, así como las formas de gestión documental aplicables.

Lo que la sociedad decida hacer con su universo documental, y en particular con su patrimonio documental, puede ser clave para lograr un desarrollo sustentable, esto es, para que las generaciones futuras también se beneficien del universo documental que reciban y el cuál puedan acrecentar.

Podemos ver también que existen entidades poderosas que despojan a las sociedades de determinados bienes que conforman su universo documental, lo cual pueden hacer mediante el robo, la usurpación, o la violación. Algunas de estas formas de despojo se han establecido dentro del capitalismo mediante transferencias de la propiedad de los documentos, que a veces son patrimonio documental declarado, con el argumento de que estarán mejor cuidados por esas entidades poderosas.

Nótese en la gráfica anterior que en el esquema de la sustentabilidad se propone a los repositorios establecer un intercambio de proyectos por recursos, esto es, que ellos deben elaborar proyectos sobre los asuntos indicados supra para justificar sus requerimientos y a fin de que les lleguen los recursos materiales, financieros o de otro tipo que necesitan para su implementación, mantenimiento, mejora, o desarrollo.

La siguiente gráfica aclara más los tres componentes de la sustentabilidad.:

Gráfica 2: Componentes de la sustentabilidad

Un asunto de suma importancia es conocer quién aporta los recursos para que fluyan hacia la permanencia física y la sustitución del soporte, lo cual se aclara en esta última gráfica. En particular, en México tenemos una situación de dependencia en muchos importantes repositorios, a los que no se les permite ni siquiera recibir directamente recursos financieros que llegan por donación, además de que en muchas ocasiones tampoco pueden administrarlos. Este es un gran obstáculo para lograr la sustentabilidad, y mientras no se dé más autonomía a los repositorios para obtener y gestionar los recursos que puedan conseguir de los sectores estatal, social o privado, la sustentabilidad será una quimera.

Este primer acercamiento a la sustentabilidad nos muestra cómo, desde la ideología capitalista, deben hacerse diversas acciones para conseguirla. Dado que ahora México es un país capitalista con un sistema de gobierno que privilegia el modelo económico neoliberal, es imperioso un posicionamiento realista de los responsables de los repositorios que conforman el universo documental, no sólo en las instituciones destacadas, sino en todas las que posean patrimonio documental, a fin de atender el compromiso de que se mantengan los soportes y contenidos documentales para que las nuevas generaciones tengan también oportunidad de sobrevivir y desarrollarse.

2. LA IMPORTANCIA DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

En la conferencia general de su trigésima octava reunión, celebrada en julio de 2015, la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) señaló que el patrimonio documental es importante porque:

• Es un medio para entender la historia social, política y colectiva, así como personal.
• Puede contribuir a constituir la base de la buena gobernanza y el desarrollo sostenible.
• Refleja la memoria e identidad del Estado, por lo cual contribuye a determinar su lugar en la comunidad mundial.

De esta manera, el patrimonio documental puede servir para responder los cuestionamientos sobre las situaciones del presente, además de legitimar la formación social actual, y ayudar a la comprensión de diversos valores simbólicos que adquieren carácter de intangibles de la cultura.

En el siguiente gráfico vemos cómo operan la identidad y la memoria en la sociedad mexicana actual. Así, tenemos que la identidad es el conjunto de representaciones del individuo, que se forman por procesos coercitivos y que se marcan por las referencias dadas a los acontecimientos en la trayectoria de este sujeto, de manera que determinan sus percepciones posteriores.

Gráfica 1. Situación del patrimonio documental en México

Algunos rasgos de identidad se objetivan en documentos y son seleccionados para conformar la memoria colectiva, que da legitimidad a la formación social, y explica a los sujetos la historia de su realidad presente. Esa memoria colectiva se guarda en distintos tipos de repositorios, tales como los archivos, las bibliotecas o los museos.

Algunos componentes de esa memoria colectiva se utilizan en procesos educativos para formar la identidad de las nuevas generaciones de individuos, así como para resolver dudas que tienen que ver con la identidad, por ejemplo, en conflictos de la cohesión social.

Las ideologías se subtienden para darle sentido a la identidad, a los procesos de objetivación, selección y educación, así como a la propia memoria colectiva. Por otra parte, la memoria colectiva debe tener un uso social, pues de éste deviene su poder simbólico, y para ello deben existir reglas de uso.

En la actualidad, podemos notar que los repositorios documentales se encuentran en poder de instituciones públicas o privadas, así como en manos de particulares. Sin embargo, estos repositorios no parecen tener la capacidad para patrimonializar los componentes de sus acervos, aunque sean la memoria colectiva de la sociedad.

Lo que ocurre es que a partir de la identidad, diversos especialistas localizan documentos de su interés que ponen en valor, esto es, que los identifican y/o reconocen sus valores históricos, artísticos, religiosos, culturales, materiales o de otro tipo.

Al respecto, hay tres instrumentos en México para patrimonializar los documentos, pero de ellos sólo el registro en el Programa Memoria del Mundo de la UNESCO, Comité México, permite conocer cuáles de esos documentos han recibido esta distinción.

Sobre este particular, la legislación mexicana indica que el patrimonio documental en México debe distinguirse, tener significado y valor, además de codificar la cultura mexicana, o sea, que debe poder explicarla, justificarla y servir para su comprensión.

Desgraciadamente, más allá de la posibilidad de su reconocimiento, en México no se tienen condiciones para la completa identificación, valoración, conservación, organización, protección y difusión del patrimonio documental, lo cual es motivo de varias pérdidas del mismo por destrucción o enajenación, de manera legal o ilegal, que conduce a que estos bienes pasen a la posesión del sector privado en el mejor de los casos.

Tenemos así que el patrimonio documental es importante en México para los investigadores o especialistas, mexicanos y extranjeros, e incluso atrae a estudiantes que asisten a los repositorios documentales a hacer tareas que a menudo no comprenden.
Podría ser importante para los mexicanos si pudieran convivir con él, para lo cual sería necesario presentar de manera clara y sencilla el contexto de los documentos. Únicamente así, los mexicanos, todos ellos, conocerían cuan rico y diverso es su patrimonio documental, a la vez que podrían identificarse con él y vivirlo.

1. ¿QUÉ HACER CON NUESTRO PATRIMONIO DOCUMENTAL?

En 1999, Guillermo Tovar y de Teresa declaró a la prensa que el patrimonio documental de México había sido objeto de saqueo y despojo por muchos años, y que ya era hora de transparentar la existencia de colecciones privadas mexicanas, igualando a Europa y Estados Unidos, donde ya se habían superado las visiones nacionalsocialistas que metían al Estado en todo, haciendo creer que el gobierno debía ser el único propietario de la patria.

Con estos conceptos, propuso Tovar los siguientes cuatro asuntos pendientes en la sociedad mexicana para asumir la responsabilidad de su patrimonio documental:

1. México es un país en condiciones de conservar su patrimonio, y esas condiciones deben extenderse a una mayor participación del gobierno en alianza con la sociedad.
2. Corresponde a México defender su patrimonio, dando garantías y facilidades para que la gente contribuya a su resguardo.
3. Deben reproducirse los documentos para testimoniar su existencia y a fin de facilitar su consulta y reproducción.
4. Deben tratar de retenerse en México los bienes del patrimonio documental que sean más valiosos e importantes.

Para comprender mejor el alcance de esta sugerencia, debemos recordar que en México determinados documentos pueden recibir las denominaciones de "monumento histórico" o "patrimonio documental". La primera se asigna por declaratoria que realiza el Instituto Nacional de Antropología e Historia (INAH), y la segunda por el Archivo General de la Nación (AGN), siendo ambas instituciones gubernamentales de distinta adscripción.

No obstante, en México no existe un registro público de los documentos que sean monumentos históricos ni de patrimonio documental. Más aún, la Coordinación Nacional de Monumentos Históricos del INAH parece estar interesada sólo en bienes inmuebles.

Abundando un poco más, tenemos que en México un documento puede ser considerado patrimonio documental si se distingue por su origen o procedencia, y porque es original o difícilmente sustituible.

Además, debe tener un interés público como parte de la cultura, esto es, que pertenezca a la memoria colectiva del país, la región o la localidad. En este sentido, se le adjudica un valor histórico, testimonial, de evidencia, informativo, o bien se considera por su rareza.

En México, un documento puede ser patrimonio si es importante para la historia mexicana, pues da cuenta de la evolución del Estado y de las personas o instituciones que han contribuido en su desarrollo.

Al respecto, es importante señalar que la consideración de los documentos como bienes patrimoniales es algo relativamente reciente en México, y ello ha contribuido a la pérdida o sustracción de un número indefinido, que se presume grande, de esos documentos, habiéndose trasladado muchos de ellos a otros países en donde gozan de gran aprecio y se les conserva con todo cuidado.

Constitución mexicana, 1917

Observemos un caso, el de la Constitución del los Estados Unidos Mexicanos en su texto original promulgado en 1917, el cual resguarda el AGN. Se trata de un manuscrito en buen estado de conservación, empastado en cuero, de 179 páginas, con su articulado completo, y firmado por el presidente Venustiano Carranza y los diputados constituyentes de Querétaro.

Este importante documento nunca ha sido sometido a procedimiento de oficio, ni por petición de parte, para declararlo monumento histórico o patrimonio documental de manera pública, a pesar de la institución que lo resguarda. Sin embargo, en mayo de 2016, el AGN y la Universidad Nacional Autónoma de México firmaron la nominación de este documento para su inclusión en el registro internacional del Programa Memoria del Mundo de la UNESCO. Los promoventes esperan contar con la respuesta a esta nominación luego de que el Comité Consultivo Internacional del Programa Memoria del Mundo concluya con su proceso de evaluación en octubre de 2017.

¿Por que no se ha reconocido primero este documento como monumento histórico o patrimonio documental de México? Esto es un claro ejemplo de que aún falta hacer mucho en nuestra nación para que se identifique, reconozca, conserve, organice y difunda el patrimonio documental de los mexicanos.

Pero por algo debemos empezar, y es la identificación y registro de los documentos que son nuestros, por el valor que tienen para nuestra cultura, y que están en manos de particulares, grupos e instituciones, además de vigilar lo que éstos hacen con aquéllos.