7. ASPECTOS ÉTICOS EN LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS

El patrimonio documental se integra a partir de recursos de la memoria colectiva, esto es, son documentos que forman parte de archivos, bibliotecas, cinetecas, videotecas, fonotecas, pinacotecas, fototecas, programotecas, museos y otros repositorios particulares o institucionales, a los cuales se les atribuyen, o se identifican en ellos valores que se consideran importantes para su patrimonialización.

En los repositorios, se tienen los documentos con alguna idea de mantenimiento o permanencia, que puede consistir en sólo estar-allí hasta estar-allí-conservándose-de-modo-organizado. Entre estas dos formas de estar puede haber otras: por ejemplo, estar-allí-conservándose (de varias formas posibles) o estar-allí-de-modo-organizado (de varias maneras posibles).

Por ello, observamos que estar-allí es un estado básico de los documentos que integran cualquier repositorio, al que se le pueden agregar procesos que transformen ese estado en alguna forma de desarrollo que conduzca a la conservación u organización de esos documentos. En consecuencia, estar-allí debe poder asegurarse para que exista el repositorio con todos sus componentes.

Con este antecedente, es de esperar que quienes tienen alguna responsabilidad con un repositorio se deben encargar del aseguramiento de su permanencia o mantenimiento como condición primera y necesaria de cualquier tipo de gestión: sea para conservar o para organizar los documentos.

Además, cuando el repositorio tiene vocación de servicio sólo puede ofrecer y brindar ese servicio si cuenta con el aseguramiento de la permanencia o mantenimiento de los documentos con su organización y conservación.

Empero, es de notar que hay multitud de casos en la historia de nuestro país que son ejemplo de conductas de los responsables que faltan a la legalidad y la moral cuando se trata de asegurar la permanencia o mantenimiento de los documentos. Tenemos así un ejemplo reciente en el Archivo General del Registro Civil de la ciudad de Durango, donde personal investigado por alterar los libros, a propósito o debido a errores, resultando en la invención o modificación de identidades, en la madrugada del 2 de julio actuó dolosamente con la intención de incendiar este repositorio y borrar cualquier evidencia incriminatoria.

Mirando al pasado, encontramos que en su Historia de México (México: V. Agüeros, 1885), Lucas Alamán apuntó que para 1830 un empleado infiel del gobierno había vendido el Acta de independencia del Imperio Mexicano a un extranjero, y que entre ese año y 1832 se había localizado el ejemplar robado en Francia.

El siguiente gráfico muestra conductas indebidas o ilícitas que se han podido observar en los recursos humanos a través de la trayectoria de distintos tipos de repositorios:

Gráfica1. Problemas éticos en la gestión de documentos.

Tanto en los funcionarios de la organización de adscripción como en los operarios del repositorio, ocupa el primer lugar la ignorancia, seguida de la incapacidad y la irresponsabilidad, notando que este trío de propiedades de esos sujetos puede manifestarse con distintas gradaciones cuando muestran una conducta inapropiada, como por ejemplo regalar los libros nuevos que recién llegaron a la biblioteca pública, o utilizar documentos de un archivo histórico para hacer relleno de zapatas de cimentación, o tirar a la basura las obras más antiguas para liberar espacio.

De estos tres, pueden resultar otros problemas: abandono, malas decisiones, fallos de planeación o de procedimientos, varias formas de saqueo, robo o desaparición, comercio, mentiras, ocultamiento, amenazas, y hasta impunidad.

Corresponde un sitio especial a la corrupción, sobre todo cuando se expresa en decisiones que ponen en gran riesgo los repositorios por su instalación en sitios inadecuados, como sótanos, edificios con fallas estructurales, o lugares infestados con plagas. No obstante, la corrupción se detecta con más facilidad cuando se hacen negocios con los documentos, por ejemplo, cuando se hace un uso patrimonial que afecta el acceso, o si se imponen costos excesivos a la reprografía.

En el año 2005, siendo director del Archivo General de la Nación el escritor Jorge Ruiz Dueñas, se hizo pública la noticia de los robos de libros y documentos del archivo que realizaban, desde 1982, miembros del personal, presumiblemente como consecuencia del poco reconocimiento social de su oficio y por el bajo salario que percibían. La historiadora Patricia Galeana coincidió con Dueñas y agregó que en el tráfico de libros y documentos históricos hurtados estaban involucrados, además de los empleados, los investigadores. Sin embargo, estos robos no se denunciaron a la Procuraduría General de la República por carecer de datos precisos para levantar una denuncia o poner en marcha un operativo.

Esta misma inacción ocurre en la Universidad Nacional Autónoma de México, en donde el Abogado General declaró, en ese mismo año 2005, que los responsables de los recintos del Sistema Bibliotecario de esa universidad dan aproximadamente 100 dictámenes de solicitud de baja de los acervos al año, sin aclarar el motivo de esas bajas, que pueden ser por robos, mutilaciones, descartes u otra razón.

Dos categorías de saqueo que debemos notar son las siguientes:

• Saqueo institucionalizado, que consiste en que una autoridad de la propia organización de adscripción o de alguna otra se presenta a un repositorio afirmando que está facultada para llevarse alguna(s) obra(s), a veces sin cortapisas y con la promesa de que luego las devolverá. También corresponde a esta categoría el permiso de los funcionarios para que el personal operativo emprenda el saqueo del repositorio. Hay ejemplos de este proceder en el Instituto Nacional de Antropología e Historia, el Congreso de la Unión, la Secretaría de Educación Pública, la Delegación Iztapalapa de la ciudad de México, el Gobierno del Estado de México y recientemente el Gobierno de Oaxaca.
• Robo hormiga, que es practicado por los empleados operativos sustrayendo uno o algunos documentos cada vez, en ocasiones para atender un pedido expreso de un investigador,  coleccionista o persona interesada. También entra en esta categoría la mutilación parcial de alguna obra por parte de los empleados para atender el mismo fin. Se ha detectado robo hormiga en la Biblioteca Nacional, la Sociedad Mexicana de Geografía y Estadística, el Archivo General de la Nación, la Biblioteca Miguel Lerdo de Tejada, los archivos judiciales y las bibliotecas públicas.

Lo que impone un mayor riesgo es la falta de políticas públicas y sus instrumentos, como leyes y normas, para proteger la memoria colectiva y el patrimonio documental, incluso en aquellas instituciones en donde hay oficinas dedicadas a cuidar el patrimonio institucional, pero que generalmente soslayan y dejan en la indefensión los documentos, por considerarlos cosa aparte.

Si se trabajaran esas políticas públicas para atender estos problemas con los sujetos que tienen responsabilidad de los repositorios, se tendrán que definir instrumentos para establecer sus perfiles, conducta ética, procedimientos y formas de supervisión y control. En este sentido, no es posible seguir suponiendo que el responsable queda exonerado de culpa, pues esto puede asegurar la impunidad. Sólo documentando lo que debe ser, gestionando los recursos humanos de los repositorios, y vigilando y sancionando el quehacer de todos los involucrados se podrá cambiar esta situación y garantizar el estar-allí de los documentos.