9. PERIPECIAS DE LA PATRIMONIALIZACIÓN EN MÉXICO

Durante el último tercio de 2017 y el primero de 2018, realizamos solicitudes de información al Instituto Nacional de Antropología e Historia (INAH), al Archivo General de la Nación, y a la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM), referentes a su encomienda como custodios de bienes de interés nacional.

Al respecto, estas importantes instituciones de México tienen carácter e importancia de alcance nacional por sus responsabilidades en el resguardo, la conservación y la organización de recursos de información de una muy amplia naturaleza, los cuales podrían caber en las consideraciones para merecer alguna de las dos designaciones distintivas que tiene el país para los procesos de patrimonialización: como "Monumento Histórico", o como "Patrimonio Documental".

En cada solicitud que hicimos, se pidió información sobre lo siguiente:

1. Cuántos y cuáles recursos de información han sido declarados Monumento Histórico o Patrimonio Documental, según corresponda conforme la legislación o la normativa.
2. Cuál fue la justificación para la declaratoria en cada caso.
3. En qué año se hizo cada declaratoria.
4. Cuál es la ubicación del recurso de información declarado Monumento Histórico o Patrimonio Documental, según corresponda conforme la legislación o la normativa.
5. Con cuál clave se ingresó en el registro respectivo de cada institución.

Las tres instituciones respondieron que no tienen en funcionamiento formas de control porque no se han realizado declaratorias en la materia.

En el caso del INAH, la Dirección de Asuntos de lo Consultivo respondió lo siguiente:

los monumentos históricos a que se refieren las fracciones II, III y IV del artículo 26 de la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos, por su propia naturaleza, no requieren declaratoria específica, ya que como lo indica el mismo artículo 36, son considerados monumentos históricos por determinación de Ley.

Empero, sabemos que Elena Poniatowska informó en octubre de 1967 que el INAH declaró Monumento Histórico el documental cinematográfico Memorias de un mexicano (1950), realizado por Carmen Toscano de Moreno Sánchez (1910-1988) con material fílmico de su padre Salvador Toscano (1872-1947). Poniatowska entrevistó a la realizadora, con quien se aclararon algunos asuntos:

• El recurso de información que se declara Monumento Histórico sólo se va a utilizar como material histórico.
• Todo lo que es Monumento Histórico deja de tener propietario y pasa a ser propiedad de la Nación. El anterior propietario puede quedar como depositario solamente; de esta manera, este depositario se hace responsable del contenedor y es propiedad de la Nación el contenido.
• El recurso de información que se declara Monumento Histórico es vigilado por el INAH.

Anuncio de exhibición del filme.

Carmen Toscano manifestó además el estado deplorable que presentaba el material fílmico que empezó a reunir su padre desde 1897, mismo que hoy se encuentra resguardado en la Fundación Toscano (http://www.fundaciontoscano.org/esp/index.asp).
Desde su estreno en 1950, hubo impulsores de que este documental pasara a ser propiedad de la Nación, y uno de ellos fue Rafael Solana  (citado por Wood, 2009, p. 165), quien lo comparó con la Piedra de los Sacrificios, el calendario azteca y las pirámides de Teotihuacan.

Respecto a la entrevista de Poniatowska a Carmen Toscano, Wood (pp. 165-166) hace una observación toral para lo concerniente a la patrimonialización: "Toscano equipara las imágenes del archivo de su padre con una estructura arquitectónica milenaria, desenterrada por un intrépido investigador y alterada únicamente por los estragos del tiempo. Pero en realidad... las imágenes/pirámide nunca tuvieron una forma definitiva, sino que su estructura formal y narrativa fue cambiándose según su relación con los ambientes sociopolíticos en los cuales existieron... En la afirmación de Toscano, el terreno/película es meramente un lugar sin ningún significado particular -una estructura básica y neutral en la cual se encuentran las imágenes/pirámide -la verdadera atracción". A partir de esta cita, el autor concluye que la patrimonialización del documento lo fija, fijando también su contenido como memoria que oculta determinadas contradicciones sociales e imponie ese contenido como rasgo de identidad.

Inferimos de la declaratoria que se hizo de esa obra fílmica en 1967 ciertos elementos del proceso de patrimonialización de un recurso de información en nuestro país:

• El bien patrimonializado es sustraído de su origen y contexto, para ser presentado como singular y valioso.
• La patrimonialización limita los usos posibles de los bienes a los que se aplica.
• La propiedad se transfiere total o parcialmente a un órgano de poder. Cuando es parcial, puede hacerse por una distinción contenedor/contenido entre las partes interesadas.
• Se establece una vigilancia del bien patrimonial.
• Todo bien patrimonial existe y adquiere sentido en una ideología.

Imagen para anunciar la declaratoria.

Otro caso ocurrió en 2018, cuando el Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura (INBA) llevó a cabo un peculiar proceso de declaratoria de "Monumento Artístico" del acervo de Octavio Paz, que inició en septiembre y concluyó en octubre de ese año.

Además de la prisa para hacer esta declaratoria, son de notar algunos errores que se dieron en la marcha:

1. Se desconoció y trastocó la definición de "Monumento Artístico" que expresa el artículo 33 de la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos, que considera con esa designación los "muebles e inmuebles que revistan valor estético relevante", el cual se determina por la existencia de cualquiera de las siguientes características: 1) representatividad; 2) inserción en determinada corriente estilística; 3) grado de innovación, y 4) materiales y técnicas utilizados.
2. Se declaró algo que no se conoce, pues no se tenía inventario u otro registro del bien que se estaba patrimonializando.
3. El acervo consta de libros, papeles, documentos y correspondencia privada, así como manuscritos y mecanoscritos de sus poemas, ensayos, artículos periodísticos, traducciones, fotografías y archivo fotográfico. Muchos de estos recursos de información no son de autoría de Octavio Paz, por lo que su valor no reviste interés artístico.
4. Se justificó la declaratoria por ser Octavio Paz "uno de los representantes más destacados de la literatura, no sólo de México e Hispanoamérica, sino del mundo" y porque así lo decidió por unanimidad la Comisión Nacional de Zonas y Monumentos Artísticos, el 13 de agosto de 2018.
5. Existía incertidumbre sobre el destino del acervo patrimonializado, pues Paz dejó indicado su deseo de que lo resguarde El Colegio Nacional, pero su viuda y heredera universal murió intestada en julio de 2018.

Con estos dos casos, tenemos que asoman algunos riesgos que se pueden presentar en los procesos de patrimonialización en México:

• Apuesta a un valor único, que generalmente puede ser el valor histórico o el artístico.
• Resignificación, que ocurre por los usos que se imponen para servir una ideología.
• Sacralización, que puede ser impedimento para conocer el pasado e incluso para impedir el acceso al bien.
• Pérdida de autenticidad, que puede responder a intereses económicos, políticos o sociales y que se realiza por procesos de conservación, restauración o exhibición.
• Pompa y circunstancia, que resulta de la patrimonialización para un uso inmediato y un posterior olvido inmediato o mediato.

Estos riesgos deben estudiarse como posibilidad para cualquier proceso de patrimonialización en México, particularmente porque desde la Historia y el Arte es donde se ha edificado nuestra identidad nacional.

Bibliografía

Amador Tello, Judith. (2018). Impugnan declaratoria del legado de Octavio Paz. Proceso, (2188), 7 oct. 2018.

Cruz Quintana, Fernando. (2018). ¿Por qué Memorias de un mexicano es la única película que ha sido declarada Monumento Histórico de la Nación? Relatos e historias en México, 10(120), pp. 82-85.

INAH. (2017). Oficio número 401-3-9018 del Director de Asuntos de lo Consultivo a la Titular de la Unidad de Enlace del INAH. 11 sept. 2017.

Israde, Yanireth. (2018). Paz, en controversia. Reforma, 17 ago. 2018. Localizado: 30 abr. 2019. En: https://www.reforma.com/aplicaciones/articulo/default.aspx?id=1469099&sc=672

México. (2018). Acuerdo por el que se declara Monumento Artístico todos los bienes que constituyen el acervo personal de Octavio Ireneo Paz y Lozano, conocido como "Octavio Paz". Diario oficial de la Federación, 5 oct. 2018.

Poniatowska, Elena. (1967). Declaran Monumento Histórico el filme Memorias de un mexicano. Novedades, 8 oct. 1967, pp. 1, 9.

Wood, David, M.J. (2009). Memorias de un mexicano: la revolución como monumento fílmico. Secuencia: revista de historia y ciencias sociales, (75), pp. 145-170.

8. EL PATRIMONIO DOCUMENTAL ROBADO

En septiembre del año 2016, el Archivo General de la Nación presentó en una reunión internacional presidida por la UNESCO el Documento de referencia sobre el combate al Tráfico Ilícito del Patrimonio Documental, en el que se reconoce que "una de las principales amenazas a las que se enfrenta el patrimonio documental... es la transferencia de propiedad ilícita... La facilidad con la que un documento puede ser sustraído de su lugar de archivo, las fallas de identificación, catalogación o cuidado básico, así como las trabas administrativas para restituirlos a su lugar de origen, son algunos desafíos particulares en relación a este delito".

Se retoma la descripción de las características que debe tener un recurso de información para ser considerado patrimonio documental, conforme el planteamiento del Programa Memoria del Mundo de la UNESCO:

• Ser movibles.
• Hechos con signos/códigos, sonidos y/o imágenes.
• Conservables (los soportes son elementos inertes).
• Reproducibles y trasladables.
• Fruto de un proceso de documentación deliberado.

Debe tenerse en cuenta que la propuesta del Documento de referencia consta de varias acciones que adaptamos de la siguiente manera:

1. Conformar una red de especialistas que analicen a profundidad los retos alrededor del tráfico ilícito, así como elaborar nuevas normas.
2. Facilitar que los recursos de información robados tengan mayor accesibilidad a medios de investigación en organizaciones internacionales como INTERPOL.
3. Desarrollar acciones para generar políticas públicas en materia de repositorios.
4. Promover el desarrollo y adopción de las normas en materia de protección del patrimonio documental.
5. Impulsar una declaración conjunta de apoyo y colaboración, en la que se incluya el compromiso de no adquirir recursos de información de otras naciones.
6. Desarrollar insrumentos de control físico e intelectual, así como para la consulta.
7. Regular la actividad de los negocios de venta de recursos de información antiguos o viejos, así como de las casas de subastas, en materia de comercio de recursos de información con valor de interés local, regional o nacional.
8. Incorporar a los recursos de información mecanismos de identificación no agresivos.
9. Desarrollar programas de elaboración de versiones fasimilares de los recursos de información históricos, que estén al alcance de cualquier persona.
10. Fortalecer la elaboración de un Censo Guía de patrimonio documental robado.

El robo y tráfico ilegal puede ocurrir en muchas latitudes, pero en México tiene triste raigambre, pues abundan los relatos y anécdotas que muestran el poco aprecio que se tiene por los recursos de información, a pesar de que se reconozca su valor, o quizá debido a ello.

Al respecto, podemos recordar la excomunión reservada al Papa para quien hurtara libros de las bibliotecas conventuales, para lo cual se ponía una amenaza en la entrada de esos recintos. En referencia a los archivos, comenta Villa-Flores que en los archivos notariales o judiciales del siglo XVIII "muchos documentos se extraviaban o eran extraídos sin control por abogados, procuradores, relatores o personajes superiores en la jerarquía social". Agrega que los escribanos carecían frecuentemente del apoyo oficial para evitar la desaparición documental.

Consideremos tres ejemplos del arsenal de recuerdos:

Lucas Alamán (1792-1853) escribió que al poco tiempo de la consumación de la independencia de México supo que el Acta de independencia, que estaba en el Palacio Nacional, fue robada por un empleado, quien la vendió a un extranjero. Poco después, la encontró en Francia y no pudo recuperarla. Es de notar que este documento regresó a México en dos ocasiones, antes de que volviera a tenerla el gobierno de la Nación.

Martínez García relata la historia del obsequio que hizo en 1827 José María Luis Mora, consistente en tres volúmenes de manuscritos, parte de ellos en náhuatl, para la Sociedad Bíblica Británica y Extranjera. Entre los manuscritos iba el Códice Chimalpahin, que fue recuperado por el gobierno mexicano en 2014.

Códice Chimalpahin

En 1988, la obra de teatro Nadie sabe nada, de Vicente Leñero, fue censurada. Luego de unas modificaciones que debió hacer el autor se permitió su presentación. Consta de dos actos que tienen como trasfondo el robo de unos documentos que estaban en el escritorio del Presidente de la República. Un político los sustrajo y buscaba que los publicara un amigo periodista, pero fue asesinado antes. Al final, el periodista consiguió los documentos y los entregó, regresando todo a la normalidad.

Es sumamente importante lo que propone el Documento de referencia del Archivo General de la Nación, y por ello se debe establecer como mandato de todo tipo de repositorio en el país que tenga inventarios y controles físicos, como primera medida de seguridad. Además, también sería de gran beneficio que se estableciera un fondo nacional de participación mixta para apoyar proyectos de conservación y organización de esos repositorios.

Es mucho lo que se debe hacer, pero si no se inicia ahora el riesgo de perder nuestro patrimonio documental se hará más patente.

Bibliografía

Adame, Domingo. (2011). La dramaturgia mexicana contemporánea, 1950-1990, y sus temas fundamentales. Literatura mexicana, 4(2), pp. 523-540.

Alamán, Lucas. (1885). Historia de México. México: Imprenta de Victoriano Agüeros y Comp. T. 5, p. 261.

Archivo General de la Nación (México). (2017). Documento de referencia sobre el combate al Tráfico Ilícito del Patrimonio Documental. Localizado: 16 abr. 2019. En: https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/289273/Documento_de_Referencia_Trafico_del_Patrimonio_Documental.pdf

Martínez García, Carlos. (1 oct. 2014). Mora, Thomson y el códice Chimalpahin. La Jornada. Localizado: 15 abr. 2019. En: http://jornada.com.mx/2014/10/01/opinion/023a2pol

Villa-Flores, Javier. (2009). Archivos y falsarios: producción y circulación de documentos apócrifos en el México borbónico. Jährbuch für Geschichte Lateinamerikas, 46, pp. 19-41.

7. ASPECTOS ÉTICOS EN LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS

El patrimonio documental se integra a partir de recursos de la memoria colectiva, esto es, son documentos que forman parte de archivos, bibliotecas, cinetecas, videotecas, fonotecas, pinacotecas, fototecas, programotecas, museos y otros repositorios particulares o institucionales, a los cuales se les atribuyen, o se identifican en ellos valores que se consideran importantes para su patrimonialización.

En los repositorios, se tienen los documentos con alguna idea de mantenimiento o permanencia, que puede consistir en sólo estar-allí hasta estar-allí-conservándose-de-modo-organizado. Entre estas dos formas de estar puede haber otras: por ejemplo, estar-allí-conservándose (de varias formas posibles) o estar-allí-de-modo-organizado (de varias maneras posibles).

Por ello, observamos que estar-allí es un estado básico de los documentos que integran cualquier repositorio, al que se le pueden agregar procesos que transformen ese estado en alguna forma de desarrollo que conduzca a la conservación u organización de esos documentos. En consecuencia, estar-allí debe poder asegurarse para que exista el repositorio con todos sus componentes.

Con este antecedente, es de esperar que quienes tienen alguna responsabilidad con un repositorio se deben encargar del aseguramiento de su permanencia o mantenimiento como condición primera y necesaria de cualquier tipo de gestión: sea para conservar o para organizar los documentos.

Además, cuando el repositorio tiene vocación de servicio sólo puede ofrecer y brindar ese servicio si cuenta con el aseguramiento de la permanencia o mantenimiento de los documentos con su organización y conservación.

Empero, es de notar que hay multitud de casos en la historia de nuestro país que son ejemplo de conductas de los responsables que faltan a la legalidad y la moral cuando se trata de asegurar la permanencia o mantenimiento de los documentos. Tenemos así un ejemplo reciente en el Archivo General del Registro Civil de la ciudad de Durango, donde personal investigado por alterar los libros, a propósito o debido a errores, resultando en la invención o modificación de identidades, en la madrugada del 2 de julio actuó dolosamente con la intención de incendiar este repositorio y borrar cualquier evidencia incriminatoria.

Mirando al pasado, encontramos que en su Historia de México (México: V. Agüeros, 1885), Lucas Alamán apuntó que para 1830 un empleado infiel del gobierno había vendido el Acta de independencia del Imperio Mexicano a un extranjero, y que entre ese año y 1832 se había localizado el ejemplar robado en Francia.

El siguiente gráfico muestra conductas indebidas o ilícitas que se han podido observar en los recursos humanos a través de la trayectoria de distintos tipos de repositorios:

Gráfica1. Problemas éticos en la gestión de documentos.

Tanto en los funcionarios de la organización de adscripción como en los operarios del repositorio, ocupa el primer lugar la ignorancia, seguida de la incapacidad y la irresponsabilidad, notando que este trío de propiedades de esos sujetos puede manifestarse con distintas gradaciones cuando muestran una conducta inapropiada, como por ejemplo regalar los libros nuevos que recién llegaron a la biblioteca pública, o utilizar documentos de un archivo histórico para hacer relleno de zapatas de cimentación, o tirar a la basura las obras más antiguas para liberar espacio.

De estos tres, pueden resultar otros problemas: abandono, malas decisiones, fallos de planeación o de procedimientos, varias formas de saqueo, robo o desaparición, comercio, mentiras, ocultamiento, amenazas, y hasta impunidad.

Corresponde un sitio especial a la corrupción, sobre todo cuando se expresa en decisiones que ponen en gran riesgo los repositorios por su instalación en sitios inadecuados, como sótanos, edificios con fallas estructurales, o lugares infestados con plagas. No obstante, la corrupción se detecta con más facilidad cuando se hacen negocios con los documentos, por ejemplo, cuando se hace un uso patrimonial que afecta el acceso, o si se imponen costos excesivos a la reprografía.

En el año 2005, siendo director del Archivo General de la Nación el escritor Jorge Ruiz Dueñas, se hizo pública la noticia de los robos de libros y documentos del archivo que realizaban, desde 1982, miembros del personal, presumiblemente como consecuencia del poco reconocimiento social de su oficio y por el bajo salario que percibían. La historiadora Patricia Galeana coincidió con Dueñas y agregó que en el tráfico de libros y documentos históricos hurtados estaban involucrados, además de los empleados, los investigadores. Sin embargo, estos robos no se denunciaron a la Procuraduría General de la República por carecer de datos precisos para levantar una denuncia o poner en marcha un operativo.

Esta misma inacción ocurre en la Universidad Nacional Autónoma de México, en donde el Abogado General declaró, en ese mismo año 2005, que los responsables de los recintos del Sistema Bibliotecario de esa universidad dan aproximadamente 100 dictámenes de solicitud de baja de los acervos al año, sin aclarar el motivo de esas bajas, que pueden ser por robos, mutilaciones, descartes u otra razón.

Dos categorías de saqueo que debemos notar son las siguientes:

• Saqueo institucionalizado, que consiste en que una autoridad de la propia organización de adscripción o de alguna otra se presenta a un repositorio afirmando que está facultada para llevarse alguna(s) obra(s), a veces sin cortapisas y con la promesa de que luego las devolverá. También corresponde a esta categoría el permiso de los funcionarios para que el personal operativo emprenda el saqueo del repositorio. Hay ejemplos de este proceder en el Instituto Nacional de Antropología e Historia, el Congreso de la Unión, la Secretaría de Educación Pública, la Delegación Iztapalapa de la ciudad de México, el Gobierno del Estado de México y recientemente el Gobierno de Oaxaca.
• Robo hormiga, que es practicado por los empleados operativos sustrayendo uno o algunos documentos cada vez, en ocasiones para atender un pedido expreso de un investigador,  coleccionista o persona interesada. También entra en esta categoría la mutilación parcial de alguna obra por parte de los empleados para atender el mismo fin. Se ha detectado robo hormiga en la Biblioteca Nacional, la Sociedad Mexicana de Geografía y Estadística, el Archivo General de la Nación, la Biblioteca Miguel Lerdo de Tejada, los archivos judiciales y las bibliotecas públicas.

Lo que impone un mayor riesgo es la falta de políticas públicas y sus instrumentos, como leyes y normas, para proteger la memoria colectiva y el patrimonio documental, incluso en aquellas instituciones en donde hay oficinas dedicadas a cuidar el patrimonio institucional, pero que generalmente soslayan y dejan en la indefensión los documentos, por considerarlos cosa aparte.

Si se trabajaran esas políticas públicas para atender estos problemas con los sujetos que tienen responsabilidad de los repositorios, se tendrán que definir instrumentos para establecer sus perfiles, conducta ética, procedimientos y formas de supervisión y control. En este sentido, no es posible seguir suponiendo que el responsable queda exonerado de culpa, pues esto puede asegurar la impunidad. Sólo documentando lo que debe ser, gestionando los recursos humanos de los repositorios, y vigilando y sancionando el quehacer de todos los involucrados se podrá cambiar esta situación y garantizar el estar-allí de los documentos.

6. LA IMPORTANCIA DEL INVENTARIO

El inventario es un documento que enlista de manera ordenada, por número consecutivo y/o dato cronológico, las descripciones de cada una de las unidades que integran un conjunto, las cuales pueden ser piezas o agrupaciones. Cuando este conjunto es un repositorio documental, se encuentra integrado con documentos y/o grupos documentales.

Generalmente, el inventario se realiza con una finalidad de atender una o más necesidades:

• De control de entrada, permanencia y salida en un espacio de almacenamiento; 
• Para indicar el estado de conservación o las reparaciones / restauraciones realizadas; 
• Para conocer los movimientos de salida y retorno de las unidades registradas; o
• Para dar razón y cuenta de otros procesos que se realizan con lo que se tiene inventariado.

Las organizaciones se auditan a partir de sus inventarios, y la sola presencia del documento inventario es prueba del valor e importancia que tiene para la organización el conjunto de objetos que posee. En este sentido, en el inventario se documentan los objetos como unidades, y de esta manera queda prueba de su existencia.

Asimismo, el inventario establece un orden en el conjunto que representa, y en ocasiones se le utiliza para el diagnóstico, la planeación, o para la consulta en la búsqueda de los documentos. 

Un muy importante elemento del inventario es el identificador de cada unidad, que comúnmente se llama "clave de inventario", el cual puede constar de una nomenclatura institucional seguida de un número consecutivo, o ser más elaborada con indicaciones de pertenencia, ubicación, tipo de soporte o formato, fecha de ingreso y otros datos. En ocasiones, este identificador tiene una doble función, pues además de servir para el control se utiliza como clave topográfica para la localización de cada unidad.

Una clave de inventario se refiere a una unidad que existe dentro del espacio de almacenamiento, además de que se le asocia a la descripción de esa unidad y a los datos de los procesos que se le han aplicado.

Tenemos además que el repositorio documental requiere del inventario para evidenciar su existencia en sus rasgos sustantivos: procedencia, tamaño, conformación, naturaleza, orientación, estado físico, etc. De esta manera, a través del inventario se puede conocer la forma, el valor, la singularidad y la importancia del repositorio documental.

No obstante, abundan las historias de fallas en la elaboración de los inventarios en la administración pública, lo cual probablemente llevó al director general del Centro de investigación y Docencia Económicas (CIDE) a declarar, en un seminario realizado en 2015, que en los repositorios se han "limitado al llenado de unos formatos y su respectiva presentación... [olvidando que] lo más importante... [es] la calidad de la información que se presenta".  En consecuencia, la información de los inventarios es pobre o inexistente.

Fig. 1. Problemas de los repositorios (memoria colectiva), según López Ayllón (2015).

Al respecto, en la Figura 1 se muestra una semblanza de los acervos que conforman la memoria colectiva en nuestro país, así como el problema de la calidad de la información y otros cuatro problemas que enfrentan los repositorios, según el director general del CIDE.
Es muy urgente asegurar que los repositorios tengan inventarios, trátese de archivos, bibliotecas, museos, fototecas, cinetecas, videotecas, fonotecas, diapositecas, programotecas, gliptotecas, pinacotecas, gabinetes de colección, centros de documentación, o de otro tipo, como las bodegas de / con documentos, los archivos muertos y demás.

De no inventariar, se estará en situación de enfrentar varios riesgos, principalmente el de pérdida por sustracción o robo, por negligencia o corrupción, por exposición a plagas o infestación de microorganismos, o por cualquier otra causa de esas que abundan cuando se tienen cosas en estado de abandono.

Cuando los documentos están en poder de organizaciones públicas, es aún más delicado que no se tengan inventarios, como sucede en México, donde el saqueo documental ha sido motivo para estudios históricos, denuncias, canciones, cine, melodramas, y ya es parte de la cultura nacional, por lo que difícilmente se podrá hacer algo para erradicarlo y revertir la triste situación de muchos repositorios documentales, que sólo sirven para que los ordeñen los funcionarios que deberían ser sus guardianes.

Son tantos los casos de sustracción de los que no se cuenta con pruebas por falta de inventarios, así como de pérdidas que se han atendido con tantos errores, que este sitio sería un gran muro de lamentaciones si mostráramos la gran cantidad de casos referidos en diversos medios, y que exhiben la grave situación general que se vive en México. Por ello, la única vía para frenar esta lamentable situación es haciendo inventarios, lo cual es algo que siempre deberemos fomentar.

5. EL EXPEDIENTE COMO PATRIMONIO DOCUMENTAL

Según la norma internacional general de descripción archivística ISAD(G), el tipo documental "expediente" corresponde a una unidad organizada de documentos agrupados juntos para su uso en la gestión del productor o en el proceso de organización archivística, debido a que se relacionan con un mismo asunto, actividad o trámite. Un expediente es, habitualmente, la unidad básica de una serie documental.

Notamos en esta definición, al respecto del expediente:

1. que es la unidad básica de una serie documental;
2. que esa unidad está organizada y consta de documentos agrupados juntos;
3. que esa unidad organizada se usa en la gestión del productor o en el proceso de organización archivística; y
4. que esos documentos agrupados juntos se relacionan con un mismo asunto, actividad o trámite.

El conjunto de documentos así reunidos se puede tener en una guarda, como un fólder, carpeta, cartapacio, o sobre, y/o en un contenedor como un portafolio o caja.

En el archivo, todos los expedientes se ordenan en series documentales. 

Además, en el interior del expediente los documentos pueden estar ordenados de diferentes maneras: por materias, por fechas, por tipo de comunicación, afabéticamente, o por otro criterio.

Este tipo documental es mencionado en la Ley general de bienes nacionales como un bien nacional sujeto al régimen de dominio público, que puede encontrarse en las oficinas como un bien mueble de la Federación que por su naturaleza no es sustituible. En esta misma ley se prescribe que los expedientes deben inventariarse y que son transferibles.

Memorándum de Carlos Chávez a
Nelson Rockefeller, 1937.
AGN, Fondo Carlos Chavez, caja 10, vol. IV, Exp. 105

El tipo documental expediente puede ser declarado monumento histórico conforme la Ley federal sobre monumentos y zonas arqueológicos, artísticos e históricos, siempre y cuando pertenezca o haya pertenecido a las oficinas y archivos de la Federación, de los estados o de los municipios, y de las casas curiales.

En la Ley federal de archivos, no se presenta de manera explícita este tipo documental, aunque se hace mención a los documentos de archivo u originales que por su naturaleza no sean fácilmente sustituibles y que den cuenta de la evolución del Estado y de las personas e instituciones que han contribuido en su desarrollo. En este sentido, hay sobradas coincidencias con la definición de la norma ISAD(G).

Encontramos también que esta ley contempla el caso de los documentos de archivo cuyo valor testimonial, de evidencia o informativo les confiere interés público, les asigna la condición de bienes culturales y les da pertenencia en la memoria colectiva del país. 

De esta manera, el expediente puede tener dos funciones:

• dar cuenta de la evolución del Estado, y de las personas e instituciones que han contribuido en su desarrollo; y
• expresar un valor testimonial, de evidencia o informativo con interés público y pertenencia en la memoria colectiva del país.

Esto es importante porque, dado el caso, la Ley federal de archivos contempla la posibilidad de hacer la declaratoria de este tipo documental como patrimonio documental de la Nación. Además, en esta ley se especifican mejor los inventarios que deben hacerse para este tipo documental, los permisos que se deben tramitar para sacarlos del país, así como el derecho del tanto que tiene el Archivo General de la Nación en los casos de enajenación por venta de un acervo o documento declarado patrimonio documental de la Nación.

Tenemos entonces que los expedientes de las oficinas de la administración gubernamental para los tres poderes ejecutivo, legislativo y judicial,  y en los tres órdenes federal, estatal y municipal, son bienes nacionales. Además, algunos de estos bienes pueden ser declarados monumentos históricos o patrimonio documental de la Nación, y para que esto ocurra deben seguirse los procedimientos que enuncian las leyes respectivas y sus reglamentos, así como los trámites propios de las instituciones que están a cargo de hacer las declaratorias correspondientes.
Por otra parte, para el caso de este tipo documental también se puede buscar su registro en el Programa Memoria del Mundo de la UNESCO, con lo cual se le elevaría a la calidad de un bien imprescindible para el desarrollo de toda la humanidad.

De esta manera, observamos que existen elementos en México para contemplar el expediente como patrimonio documental, siempre que conozcamos los instrumentos legales y normativos que aplican, además de que tengamos la voluntad de velar por nuestro patrimonio.

4. RIESGOS DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

El tratamiento de la sustentabilidad del patrimonio documental pasa por el reconocimiento de los riesgos que enfrentan los documentos y sus repositorios. Al respecto, en la historia de la humanidad hallamos múltiples ejemplos de pérdidas por destrucción o daños infligidos a piezas documentales, a veces como efecto de desastres naturales, o por acción de individuos que actúan con sustento en creencias ideológicas, o con justificaciones que sirven para mantener las fronteras de la ignorancia y la ingenuidad en las comunidades o en grupos determinados.

Pero hay otras causas para que estos incidentes ocurran. Así, una de las miradas que escudriñan para entender por qué se abandonan los documentos que heredamos del pasado es la de Juana Inés Abreu, quien en el año 2001 expresó que "los incendios, mutilaciones e inundaciones no son los únicos enemigos de los fondos contenidos en las bibliotecas, pues continuamente se tiene que luchar contra la ignorancia, la avaricia, la barbarie y la indiferencia para proteger los acervos que constituyen el patrimonio bibliográfico de nuestro país".

Tenemos así que en las últimas dos décadas se ha incrementado la vulnerabilidad del patrimonio documental que posee el gobierno mexicano como consecuencia directa de los recortes presupuestales y los adelgazamientos de las plantillas de recursos humanos. Entre los casos que se llegan a conocer, encontramos que en 1999 se levantó formal denuncia por el robo de documentos históricos en varios archivos del Gobierno del Estado de México. Sin embargo, en marzo del siguiente año el denunciante declaró a la prensa que había recibido amenazas de la administración estatal, además de que lo acosaba el ministerio público para que desistiera su monitoreo de la denuncia. Desconocemos si alguna vez se encontraron esos documentos.

Esta situación no sólo ocurre con documentos históricos, pues en el año 2001 regidores interinos de Ciudad Juárez, Chihuahua, reclamaron públicamente que los regidores de la anterior administración municipal se llevaron los archivos de sus distintas comisiones, por lo que dejaron la instancia gubernamental sin ninguna información para dar seguimiento a los casos de interés de la comunidad. Esta misma situación ha ocurrido innumerables veces en México, siendo uno de los casos más sonados el saqueo de archivos de papel y electrónicos que perpetró la administración de Óscar Espinosa Villarreal cuando dejó la última regencia del Distrito Federal en 1997.

Otro caso ocurrió en el año 2005, cuando la periodista Julieta Riveroll comentó que las librerías de viejo de la ciudad de México tenían en venta libros con sellos y papeletas de préstamo de bibliotecas públicas y bibliotecas universitarias de la UNAM. Al respecto, señalaba  que ni las bibliotecas públicas ni la Universidad Nacional habían presentado alguna vez denuncias penales por robo de libros. Asimismo, que en el caso de la UNAM no se consideraban estas sustracciones como delictivas para su presentación en el Tribunal Universitario.

Más recientemente, en el año 2015 Claudia Sánchez, de la Coordinación Nacional de Conservación del Patrimonio Cultural del INAH, calificó de "patrimonio en riesgo" a los archivos fotográficos del país. Señaló que esto se debe en parte a que las fotografías no están contempladas, o no se les indica con claridad en la legislación vigente para el cuidado del patrimonio documental. Esta preocupación tiene un ejemplo ese mismo año con el libro Mexican crime photographs from the archive o Stefan Ruiz, realizado por el artista Ruiz con fotografías robadas en los archivos policiales mexicanos, las cuales encontró a la venta en una caja de fotografías que halló en un mercado; a esto siguió el aprovisionamiento del vendedor, quien le siguió llevando fotografías durante el siguiente semestre.

Si todo fueran sólo robos de documentos y saqueos en los repositorios, se tendría que el problema principal sería la inseguridad, pero no es así. Esto lo podemos notar en la siguiente gráfica de riesgos del patrimonio documental.

Gráfica 1. Riesgos del patrimonio documental

La agrupación de las situaciones de riesgo es acorde a la segunda gráfica de nuestra anterior entrega. Es de notar que la preservación del patrimonio tiene el mayor número de casos conocidos, y ello puede deberse a la carencia de legislación y normativas actualizadas y claras para referirse a este particular. Asimismo, porque en materia de preservación es donde se pueden detectar mayores situaciones que se presentan con motivo o por omisión de los implicados.

Es de llamar la atención la gran cantidad de casos de repositorios documentales que hay en México que no cuentan con un control físico en sus dos herramientas básicas: inventario y número de inventario. En algunos casos, como en el Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura, esta situación es de gran peligro y de llamar la atención principalmente en sus escuelas y centros de investigación, donde desde hace mucho se ejecuta un saqueo hormiga por parte de la burocracia sin que nadie pretenda evitarlo, pues todo queda en familia.

Recientemente, los procesos de digitalización en las organizaciones se han convertido en un riesgo potencial para la permanencia de los originales, como es el caso del Archivo de Concentración del Poder Judicial del Estado de Michoacán, en donde se están digitalizando los expendientes, y no ha faltado algún funcionario que pretenda que se destruyan los originales que hayan recibido este proceso.

El mercadeo ha sido un gran problema para los repositorios mexicanos, pues la falta de experiencia y pericia de quienes están a cargo de su ejecución ha llevado a que se olviden documentos originales en las imprentas, se digitalicen volúmenes sin el debido cuidado, o se dé mucha notoriedad a los documentos sin instalar las medidas de seguridad que impidan su robo.

Tenemos entonces que la sustentabilidad del patrimonio documental en México sólo se podrá realizar en aquellos casos en que se emprendan procesos para evitar los riesgos. Esto es, cualquier medida que se lleve a cabo sin considerar los riesgos potenciales en que se ponen los documentos, estará enfilada a fracasar, y luego a ocultar ese fracaso. Hay subyacente una lógica trágica que impera en los repositorios del patrimonio documental y con los mismos documentos que hay en México, la cual fue explicada por el historiador Luis González hace años, cuando afirmó que a los mexicanos no nos interesa que nos roben nuestro patrimonio, pues tenemos tanta gente creativa en este país, que sigue produciendo, por lo cual siempre habrá mucho más de lo que se puedan llevar los ladrones.

Y es que ante esta lógica, no hay modo de tener un patrimonio documental, por lo que este asunto debe abrirse a la reflexión pública.

3. SUSTENTABILIDAD DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL: CONCEPTOS

Hace 30 años, se viene promoviendo en México que los repositorios documentales se vuelvan organismos sustentables, y en particular se fomenta que lo sean las bibliotecas públicas. Esto es así porque en la ideología capitalista la sustentabilidad se ha planteado como benéfica desde distintas posiciones, siendo una de ellas la que considera que se trata de la capacidad del organismo de satisfacer sus necesidades actuales en una relación equilibrada con el entorno y sus recursos, y sin comprometer o perjudicar las generaciones futuras para que puedan satisfacer las suyas.

Es preciso notar el sentido que cobran desde su ideología fundante las expresiones "satisfacer sus necesidades actuales", "relación equilibrada", "entorno y sus recursos" y "sin comprometer o perjudicar", pues son determinantes de las acciones posibles para lograr la sustentabilidad. De esta manera, ¿cuáles son las necesidades actuales según el capitalismo? ¿Las necesidades de información son sólo carencia de documentos e información que se resuelve mediante el consumo? ¿Qué se entiende por una relación equilibrada cuando en las sociedades existen formas de discriminación? ¿Cómo se determina el entorno y sus recursos en los regímenes de propiedad privada? ¿Se entiende que la intervención del entorno debe ser mínima, o renovable, o reversible para no comprometer o perjudicar?

A partir de estas nociones, la sustentabilidad se plantea para los repositorios documentales desde tres trincheras:

• La digitalización, que es vista como el primer paso para preservar el conocimiento y la documentación original con base en la sustitución del soporte y/o formato, con el fin de mantenerlos para las futuras generaciones.
• El financiamiento y el mercadeo, para asegurar que fluyan los recursos necesarios para asegurar la realización de proyectos con los documentos que sean patrimonio.
• La permanencia física de los documentos con valor patrimonial, que puede lograrse a través de la realización de proyectos como los siguientes:

1. Rescate
2. Identificación
3. Evaluación del estado físico-biológico
4. Estabilización para conservación
5. Registro documental
6. Digitalización
7. Almacenado
8. Difusión, con circulación y uso del sustituto digital disponible
9. Gestión documental a partir de políticas

Cuando nos aproximamos al estudio de estos tres enfoques, notamos que no están reñidos, sino que se complementan bastante bien, como puede verse en la siguiente gráfica.

Gráfica 1: Sustentabilidad del patrimonio documental

Vemos que las sociedades contienen universos documentales que les son característicos a partir de sus respectivas culturas. En cada una de esas sociedades, se atienden necesidades sociales, económicas y políticas a través de mecanismos que hacen que fluyan los recursos. Al respecto, existen recursos materiales que identificamos como documentos, los que cuando se patrimonializan son mantenidos en repositorios que tienen denominaciones destacadas. En estos sitios, se les mantiene y aplican diversos tratamientos para garantizar su permanencia física y/o para cambiar de soporte su contenido, considerando para ejecutarlo que existe un esquema de políticas públicas, legislación y normas establecidas, así como las formas de gestión documental aplicables.

Lo que la sociedad decida hacer con su universo documental, y en particular con su patrimonio documental, puede ser clave para lograr un desarrollo sustentable, esto es, para que las generaciones futuras también se beneficien del universo documental que reciban y el cuál puedan acrecentar.

Podemos ver también que existen entidades poderosas que despojan a las sociedades de determinados bienes que conforman su universo documental, lo cual pueden hacer mediante el robo, la usurpación, o la violación. Algunas de estas formas de despojo se han establecido dentro del capitalismo mediante transferencias de la propiedad de los documentos, que a veces son patrimonio documental declarado, con el argumento de que estarán mejor cuidados por esas entidades poderosas.

Nótese en la gráfica anterior que en el esquema de la sustentabilidad se propone a los repositorios establecer un intercambio de proyectos por recursos, esto es, que ellos deben elaborar proyectos sobre los asuntos indicados supra para justificar sus requerimientos y a fin de que les lleguen los recursos materiales, financieros o de otro tipo que necesitan para su implementación, mantenimiento, mejora, o desarrollo.

La siguiente gráfica aclara más los tres componentes de la sustentabilidad.:

Gráfica 2: Componentes de la sustentabilidad

Un asunto de suma importancia es conocer quién aporta los recursos para que fluyan hacia la permanencia física y la sustitución del soporte, lo cual se aclara en esta última gráfica. En particular, en México tenemos una situación de dependencia en muchos importantes repositorios, a los que no se les permite ni siquiera recibir directamente recursos financieros que llegan por donación, además de que en muchas ocasiones tampoco pueden administrarlos. Este es un gran obstáculo para lograr la sustentabilidad, y mientras no se dé más autonomía a los repositorios para obtener y gestionar los recursos que puedan conseguir de los sectores estatal, social o privado, la sustentabilidad será una quimera.

Este primer acercamiento a la sustentabilidad nos muestra cómo, desde la ideología capitalista, deben hacerse diversas acciones para conseguirla. Dado que ahora México es un país capitalista con un sistema de gobierno que privilegia el modelo económico neoliberal, es imperioso un posicionamiento realista de los responsables de los repositorios que conforman el universo documental, no sólo en las instituciones destacadas, sino en todas las que posean patrimonio documental, a fin de atender el compromiso de que se mantengan los soportes y contenidos documentales para que las nuevas generaciones tengan también oportunidad de sobrevivir y desarrollarse.