6. LA IMPORTANCIA DEL INVENTARIO

El inventario es un documento que enlista de manera ordenada, por número consecutivo y/o dato cronológico, las descripciones de cada una de las unidades que integran un conjunto, las cuales pueden ser piezas o agrupaciones. Cuando este conjunto es un repositorio documental, se encuentra integrado con documentos y/o grupos documentales.

Generalmente, el inventario se realiza con una finalidad de atender una o más necesidades:

• De control de entrada, permanencia y salida en un espacio de almacenamiento; 
• Para indicar el estado de conservación o las reparaciones / restauraciones realizadas; 
• Para conocer los movimientos de salida y retorno de las unidades registradas; o
• Para dar razón y cuenta de otros procesos que se realizan con lo que se tiene inventariado.

Las organizaciones se auditan a partir de sus inventarios, y la sola presencia del documento inventario es prueba del valor e importancia que tiene para la organización el conjunto de objetos que posee. En este sentido, en el inventario se documentan los objetos como unidades, y de esta manera queda prueba de su existencia.

Asimismo, el inventario establece un orden en el conjunto que representa, y en ocasiones se le utiliza para el diagnóstico, la planeación, o para la consulta en la búsqueda de los documentos. 

Un muy importante elemento del inventario es el identificador de cada unidad, que comúnmente se llama "clave de inventario", el cual puede constar de una nomenclatura institucional seguida de un número consecutivo, o ser más elaborada con indicaciones de pertenencia, ubicación, tipo de soporte o formato, fecha de ingreso y otros datos. En ocasiones, este identificador tiene una doble función, pues además de servir para el control se utiliza como clave topográfica para la localización de cada unidad.

Una clave de inventario se refiere a una unidad que existe dentro del espacio de almacenamiento, además de que se le asocia a la descripción de esa unidad y a los datos de los procesos que se le han aplicado.

Tenemos además que el repositorio documental requiere del inventario para evidenciar su existencia en sus rasgos sustantivos: procedencia, tamaño, conformación, naturaleza, orientación, estado físico, etc. De esta manera, a través del inventario se puede conocer la forma, el valor, la singularidad y la importancia del repositorio documental.

No obstante, abundan las historias de fallas en la elaboración de los inventarios en la administración pública, lo cual probablemente llevó al director general del Centro de investigación y Docencia Económicas (CIDE) a declarar, en un seminario realizado en 2015, que en los repositorios se han "limitado al llenado de unos formatos y su respectiva presentación... [olvidando que] lo más importante... [es] la calidad de la información que se presenta".  En consecuencia, la información de los inventarios es pobre o inexistente.

Fig. 1. Problemas de los repositorios (memoria colectiva), según López Ayllón (2015).

Al respecto, en la Figura 1 se muestra una semblanza de los acervos que conforman la memoria colectiva en nuestro país, así como el problema de la calidad de la información y otros cuatro problemas que enfrentan los repositorios, según el director general del CIDE.
Es muy urgente asegurar que los repositorios tengan inventarios, trátese de archivos, bibliotecas, museos, fototecas, cinetecas, videotecas, fonotecas, diapositecas, programotecas, gliptotecas, pinacotecas, gabinetes de colección, centros de documentación, o de otro tipo, como las bodegas de / con documentos, los archivos muertos y demás.

De no inventariar, se estará en situación de enfrentar varios riesgos, principalmente el de pérdida por sustracción o robo, por negligencia o corrupción, por exposición a plagas o infestación de microorganismos, o por cualquier otra causa de esas que abundan cuando se tienen cosas en estado de abandono.

Cuando los documentos están en poder de organizaciones públicas, es aún más delicado que no se tengan inventarios, como sucede en México, donde el saqueo documental ha sido motivo para estudios históricos, denuncias, canciones, cine, melodramas, y ya es parte de la cultura nacional, por lo que difícilmente se podrá hacer algo para erradicarlo y revertir la triste situación de muchos repositorios documentales, que sólo sirven para que los ordeñen los funcionarios que deberían ser sus guardianes.

Son tantos los casos de sustracción de los que no se cuenta con pruebas por falta de inventarios, así como de pérdidas que se han atendido con tantos errores, que este sitio sería un gran muro de lamentaciones si mostráramos la gran cantidad de casos referidos en diversos medios, y que exhiben la grave situación general que se vive en México. Por ello, la única vía para frenar esta lamentable situación es haciendo inventarios, lo cual es algo que siempre deberemos fomentar.