Según la norma internacional general de descripción archivística ISAD(G), el tipo documental "expediente" corresponde a una unidad organizada de documentos agrupados juntos para su uso en la gestión del productor o en el proceso de organización archivística, debido a que se relacionan con un mismo asunto, actividad o trámite. Un expediente es, habitualmente, la unidad básica de una serie documental.
Notamos en esta definición, al respecto del expediente:
- que es la unidad básica de una serie documental;
- que esa unidad está organizada y consta de documentos agrupados juntos;
- que esa unidad organizada se usa en la gestión del productor o en el proceso de organización archivística; y
- que esos documentos agrupados juntos se relacionan con un mismo asunto, actividad o trámite.
El conjunto de documentos así reunidos se puede tener en una guarda, como un fólder, carpeta, cartapacio, o sobre, y/o en un contenedor como un portafolio o caja.
En el archivo, todos los expedientes se ordenan en series documentales.
Además, en el interior del expediente los documentos pueden estar ordenados de diferentes maneras: por materias, por fechas, por tipo de comunicación, afabéticamente, o por otro criterio.
Este tipo documental es mencionado en la Ley general de bienes nacionales como un bien nacional sujeto al régimen de dominio público, que puede encontrarse en las oficinas como un bien mueble de la Federación que por su naturaleza no es sustituible. En esta misma ley se prescribe que los expedientes deben inventariarse y que son transferibles.
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| Memorándum de Carlos Chávez a Nelson Rockefeller, 1937. AGN, Fondo Carlos Chavez, caja 10, vol. IV, Exp. 105 |
El tipo documental expediente puede ser declarado monumento histórico conforme la Ley federal sobre monumentos y zonas arqueológicos, artísticos e históricos, siempre y cuando pertenezca o haya pertenecido a las oficinas y archivos de la Federación, de los estados o de los municipios, y de las casas curiales.
En la Ley federal de archivos, no se presenta de manera explícita este tipo documental, aunque se hace mención a los documentos de archivo u originales que por su naturaleza no sean fácilmente sustituibles y que den cuenta de la evolución del Estado y de las personas e instituciones que han contribuido en su desarrollo. En este sentido, hay sobradas coincidencias con la definición de la norma ISAD(G).
Encontramos también que esta ley contempla el caso de los documentos de archivo cuyo valor testimonial, de evidencia o informativo les confiere interés público, les asigna la condición de bienes culturales y les da pertenencia en la memoria colectiva del país.
De esta manera, el expediente puede tener dos funciones:
- dar cuenta de la evolución del Estado, y de las personas e instituciones que han contribuido en su desarrollo; y
- expresar un valor testimonial, de evidencia o informativo con interés público y pertenencia en la memoria colectiva del país.
Esto es importante porque, dado el caso, la Ley federal de archivos contempla la posibilidad de hacer la declaratoria de este tipo documental como patrimonio documental de la Nación. Además, en esta ley se especifican mejor los inventarios que deben hacerse para este tipo documental, los permisos que se deben tramitar para sacarlos del país, así como el derecho del tanto que tiene el Archivo General de la Nación en los casos de enajenación por venta de un acervo o documento declarado patrimonio documental de la Nación.
Tenemos entonces que los expedientes de las oficinas de la administración gubernamental para los tres poderes ejecutivo, legislativo y judicial, y en los tres órdenes federal, estatal y municipal, son bienes nacionales. Además, algunos de estos bienes pueden ser declarados monumentos históricos o patrimonio documental de la Nación, y para que esto ocurra deben seguirse los procedimientos que enuncian las leyes respectivas y sus reglamentos, así como los trámites propios de las instituciones que están a cargo de hacer las declaratorias correspondientes.
Por otra parte, para el caso de este tipo documental también se puede buscar su registro en el Programa Memoria del Mundo de la UNESCO, con lo cual se le elevaría a la calidad de un bien imprescindible para el desarrollo de toda la humanidad.
Por otra parte, para el caso de este tipo documental también se puede buscar su registro en el Programa Memoria del Mundo de la UNESCO, con lo cual se le elevaría a la calidad de un bien imprescindible para el desarrollo de toda la humanidad.
De esta manera, observamos que existen elementos en México para contemplar el expediente como patrimonio documental, siempre que conozcamos los instrumentos legales y normativos que aplican, además de que tengamos la voluntad de velar por nuestro patrimonio.
