5. EL EXPEDIENTE COMO PATRIMONIO DOCUMENTAL

Según la norma internacional general de descripción archivística ISAD(G), el tipo documental "expediente" corresponde a una unidad organizada de documentos agrupados juntos para su uso en la gestión del productor o en el proceso de organización archivística, debido a que se relacionan con un mismo asunto, actividad o trámite. Un expediente es, habitualmente, la unidad básica de una serie documental.

Notamos en esta definición, al respecto del expediente:

1. que es la unidad básica de una serie documental;
2. que esa unidad está organizada y consta de documentos agrupados juntos;
3. que esa unidad organizada se usa en la gestión del productor o en el proceso de organización archivística; y
4. que esos documentos agrupados juntos se relacionan con un mismo asunto, actividad o trámite.

El conjunto de documentos así reunidos se puede tener en una guarda, como un fólder, carpeta, cartapacio, o sobre, y/o en un contenedor como un portafolio o caja.

En el archivo, todos los expedientes se ordenan en series documentales. 

Además, en el interior del expediente los documentos pueden estar ordenados de diferentes maneras: por materias, por fechas, por tipo de comunicación, afabéticamente, o por otro criterio.

Este tipo documental es mencionado en la Ley general de bienes nacionales como un bien nacional sujeto al régimen de dominio público, que puede encontrarse en las oficinas como un bien mueble de la Federación que por su naturaleza no es sustituible. En esta misma ley se prescribe que los expedientes deben inventariarse y que son transferibles.

Memorándum de Carlos Chávez a
Nelson Rockefeller, 1937.
AGN, Fondo Carlos Chavez, caja 10, vol. IV, Exp. 105

El tipo documental expediente puede ser declarado monumento histórico conforme la Ley federal sobre monumentos y zonas arqueológicos, artísticos e históricos, siempre y cuando pertenezca o haya pertenecido a las oficinas y archivos de la Federación, de los estados o de los municipios, y de las casas curiales.

En la Ley federal de archivos, no se presenta de manera explícita este tipo documental, aunque se hace mención a los documentos de archivo u originales que por su naturaleza no sean fácilmente sustituibles y que den cuenta de la evolución del Estado y de las personas e instituciones que han contribuido en su desarrollo. En este sentido, hay sobradas coincidencias con la definición de la norma ISAD(G).

Encontramos también que esta ley contempla el caso de los documentos de archivo cuyo valor testimonial, de evidencia o informativo les confiere interés público, les asigna la condición de bienes culturales y les da pertenencia en la memoria colectiva del país. 

De esta manera, el expediente puede tener dos funciones:

• dar cuenta de la evolución del Estado, y de las personas e instituciones que han contribuido en su desarrollo; y
• expresar un valor testimonial, de evidencia o informativo con interés público y pertenencia en la memoria colectiva del país.

Esto es importante porque, dado el caso, la Ley federal de archivos contempla la posibilidad de hacer la declaratoria de este tipo documental como patrimonio documental de la Nación. Además, en esta ley se especifican mejor los inventarios que deben hacerse para este tipo documental, los permisos que se deben tramitar para sacarlos del país, así como el derecho del tanto que tiene el Archivo General de la Nación en los casos de enajenación por venta de un acervo o documento declarado patrimonio documental de la Nación.

Tenemos entonces que los expedientes de las oficinas de la administración gubernamental para los tres poderes ejecutivo, legislativo y judicial,  y en los tres órdenes federal, estatal y municipal, son bienes nacionales. Además, algunos de estos bienes pueden ser declarados monumentos históricos o patrimonio documental de la Nación, y para que esto ocurra deben seguirse los procedimientos que enuncian las leyes respectivas y sus reglamentos, así como los trámites propios de las instituciones que están a cargo de hacer las declaratorias correspondientes.
Por otra parte, para el caso de este tipo documental también se puede buscar su registro en el Programa Memoria del Mundo de la UNESCO, con lo cual se le elevaría a la calidad de un bien imprescindible para el desarrollo de toda la humanidad.

De esta manera, observamos que existen elementos en México para contemplar el expediente como patrimonio documental, siempre que conozcamos los instrumentos legales y normativos que aplican, además de que tengamos la voluntad de velar por nuestro patrimonio.

1. ¿QUÉ HACER CON NUESTRO PATRIMONIO DOCUMENTAL?

En 1999, Guillermo Tovar y de Teresa declaró a la prensa que el patrimonio documental de México había sido objeto de saqueo y despojo por muchos años, y que ya era hora de transparentar la existencia de colecciones privadas mexicanas, igualando a Europa y Estados Unidos, donde ya se habían superado las visiones nacionalsocialistas que metían al Estado en todo, haciendo creer que el gobierno debía ser el único propietario de la patria.

Con estos conceptos, propuso Tovar los siguientes cuatro asuntos pendientes en la sociedad mexicana para asumir la responsabilidad de su patrimonio documental:

1. México es un país en condiciones de conservar su patrimonio, y esas condiciones deben extenderse a una mayor participación del gobierno en alianza con la sociedad.
2. Corresponde a México defender su patrimonio, dando garantías y facilidades para que la gente contribuya a su resguardo.
3. Deben reproducirse los documentos para testimoniar su existencia y a fin de facilitar su consulta y reproducción.
4. Deben tratar de retenerse en México los bienes del patrimonio documental que sean más valiosos e importantes.

Para comprender mejor el alcance de esta sugerencia, debemos recordar que en México determinados documentos pueden recibir las denominaciones de "monumento histórico" o "patrimonio documental". La primera se asigna por declaratoria que realiza el Instituto Nacional de Antropología e Historia (INAH), y la segunda por el Archivo General de la Nación (AGN), siendo ambas instituciones gubernamentales de distinta adscripción.

No obstante, en México no existe un registro público de los documentos que sean monumentos históricos ni de patrimonio documental. Más aún, la Coordinación Nacional de Monumentos Históricos del INAH parece estar interesada sólo en bienes inmuebles.

Abundando un poco más, tenemos que en México un documento puede ser considerado patrimonio documental si se distingue por su origen o procedencia, y porque es original o difícilmente sustituible.

Además, debe tener un interés público como parte de la cultura, esto es, que pertenezca a la memoria colectiva del país, la región o la localidad. En este sentido, se le adjudica un valor histórico, testimonial, de evidencia, informativo, o bien se considera por su rareza.

En México, un documento puede ser patrimonio si es importante para la historia mexicana, pues da cuenta de la evolución del Estado y de las personas o instituciones que han contribuido en su desarrollo.

Al respecto, es importante señalar que la consideración de los documentos como bienes patrimoniales es algo relativamente reciente en México, y ello ha contribuido a la pérdida o sustracción de un número indefinido, que se presume grande, de esos documentos, habiéndose trasladado muchos de ellos a otros países en donde gozan de gran aprecio y se les conserva con todo cuidado.

Constitución mexicana, 1917

Observemos un caso, el de la Constitución del los Estados Unidos Mexicanos en su texto original promulgado en 1917, el cual resguarda el AGN. Se trata de un manuscrito en buen estado de conservación, empastado en cuero, de 179 páginas, con su articulado completo, y firmado por el presidente Venustiano Carranza y los diputados constituyentes de Querétaro.

Este importante documento nunca ha sido sometido a procedimiento de oficio, ni por petición de parte, para declararlo monumento histórico o patrimonio documental de manera pública, a pesar de la institución que lo resguarda. Sin embargo, en mayo de 2016, el AGN y la Universidad Nacional Autónoma de México firmaron la nominación de este documento para su inclusión en el registro internacional del Programa Memoria del Mundo de la UNESCO. Los promoventes esperan contar con la respuesta a esta nominación luego de que el Comité Consultivo Internacional del Programa Memoria del Mundo concluya con su proceso de evaluación en octubre de 2017.

¿Por que no se ha reconocido primero este documento como monumento histórico o patrimonio documental de México? Esto es un claro ejemplo de que aún falta hacer mucho en nuestra nación para que se identifique, reconozca, conserve, organice y difunda el patrimonio documental de los mexicanos.

Pero por algo debemos empezar, y es la identificación y registro de los documentos que son nuestros, por el valor que tienen para nuestra cultura, y que están en manos de particulares, grupos e instituciones, además de vigilar lo que éstos hacen con aquéllos.